Travel Active is gericht op het beschermen van uw privacy en het beschermen van uw persoonlijke gegevens. Travel Active werkt hard om een ervaring te creëren die gedetailleerd, efficiënt en productief is door de informatie die u aan ons toevertrouwt op een verantwoorde wijze te gebruiken. Travel Active doet er alles aan om uw privacy te respecteren en zich te houden aan de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Gastgezinnen
Travel Active verzamelt gegevens en informatie over de gastgezinnen die aan het High School Holland programma deelnemen. Deze gegevens zijn nodig om een student bij een gastgezin te plaatsen. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe en waarom we gastgezingegevens verzamelen, wat we ermee doen en welke rechten gastgezinnen hebben.
Waarom verzamelen en gebruiken we informatie over gastgezinnen?
We verzamelen en gebruiken informatie over het gastgezin onder de volgende wettelijke grondslag:
- Waar het nodig is om onze verplichtingen jegens het gastgezin na te komen;
- Waar we de toestemming hebben van de betrokkene;
- Indien het nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
- Indien verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene of een andere persoon te beschermen;
- Wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een taak die in het algemeen belang wordt uitgevoerd of bij de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is toevertrouwd.
De categorieën van informatie over het gastgezin die we verzamelen, bewaren en delen zijn onder andere:
- Persoonlijke informatie (zoals naam, adres en andere contactgegevens)
- Kenmerken (zoals taal, nationaliteit en algemene informatie over het dagelijkse leven van u en uw gezin);
- Informatie over het dagelijkse leven en gebeurtenissen in uw gezin gedurende de hele uitwisselingsperiode. Deze categorie kan mogelijk informatie bevatten van een gevoelige aard;
- Aanvullende persoonlijke informatie, inclusief uw bankrekeningnummer (voor het uitbetalen van declaraties aan het gastgezin) en BSN-nummer (voor de aanvraag van het visum voor de uitwisselingsstudent).
We verzamelen informatie over gastgezinnen wanneer een aanvraag wordt ingediend om gastgezin te zijn voor High School Holland. We werken deze informatie bij tijdens het aanvraag- en screeningproces , evenals tijdens het programma zelf en wanneer nieuwe informatie wordt verkregen.
Het verzamelen van informatie van het gastgezin
Hoewel de meeste informatie over het gastgezin die u ons verstrekt verplicht is, hiervoor tekent u de Host Family Agreement. Waar nodig zullen we gastgezinnen om toestemming vragen om persoonsgegevens te verwerken als er geen andere wettelijke basis is voor de verwerking ervan. Met het tekenen van de Host Family Agreement geeft u ook toestemming foto's of afbeeldingen van studenten en hun gastgezinnen op onze website of op sociale media te gebruiken of om reclame te maken Travel Active activiteiten. Gastgezinnen kunnen hun toestemming te allen tijde intrekken.
Gegevens van gastgezinnen opslaan
We zijn verplicht bepaalde gegevens te bewaren om historische gebeurtenissen op te sporen. Om aan deze verplichting te voldoen, worden bepaalde gegevens van het gastgezin voor een periode van 5 jaar opgeslagen wanneer een gastgezin een student heeft gehost. Alle gegevens worden veilig opgeslagen.
Gegevens die we niet hoeven op te slaan, worden verwijderd in overeenstemming met ons beleid voor het verwijderen van gegevens.
Waar een gastgezin voor ons host, vernieuwen we de gegevens die we in onze administratie bewaren, ten minste om de drie jaar.
Persoonlijke informatie van gezinnen die contact met ons hebben opgenomen over deelname aan het High School Holland programma maar wat niet heeft geleid tot een daadwerkelijke plaatsing wordt na drie jaar verwijderd.
Een aanzienlijke hoeveelheid persoonsgegevens wordt elektronisch opgeslagen, bijvoorbeeld in onze database of op onze server. Sommige informatie wordt ook opgeslagen in gedrukte vorm, bijvoorbeeld de aanvragen voor visa.
Persoonlijke gegevens worden overgedragen naar andere landen om onze partners in het thuisland van elke student, evenals onze studenten en hun natuurlijke ouders, van passende informatie te voorzien over waar de student zal worden geplaatst. In sommige gevallen kunnen dit gegevens van gevoelige aard zijn.
Als de student die door het gastgezin wordt gehost van buiten de EU komt, worden deze gegevens buiten de EU overgedragen.
Er zullen passende maatregelen worden genomen om gegevens veilig te houden bij overdracht naar andere landen. Om persoonsgegevens van gastgezinnen te beschermen worden documenten op een beveiligde manier naar onze partner-organisaties verzonden.
Met wie delen we informatie over gastgezinnen?
We delen routinematig informatie over gastgezinnen met:
- Onze studenten en hun natuurlijke ouders;
- Onze partners in de thuislanden van onze studenten;
- Onze Local Coordinators en ander ondersteunend personeel en de scholen die onze studenten bezoeken;
- De lokale overheid in het plaatsingsgebied van elke student.
Van tijd tot tijd kunnen we ook informatie over het gastgezin delen met andere derden. Bijvoorbeeld voor het verzenden van attenties aan gastgezinnen. In het geval dat we persoonlijke gegevens delen met derde partijen, zullen we de minimale hoeveelheid persoonlijke informatie verstrekken die nodig is om het doel te bereiken. We delen geen informatie over onze gastgezinnen met iemand zonder toestemming tenzij de wet ons dit toestaat.
U hebt als gastgezin altijd het recht om toegang te vragen tot informatie die wij van u bezitten. De wettelijke termijn voor Travel Active om te reageren op een dergelijk verzoek tot toegang is één kalendermaand.
U hebt ook het recht om:
- Bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die waarschijnlijk schade veroorzaken of veroorzaken;
- Verwerking te voorkomen met het oog op direct marketing;
- Bezwaar te maken tegen geautomatiseerde beslissingen en in bepaalde omstandigheden onjuiste persoonsgegevens hebben rechtgezet, geblokkeerd, gewist of vernietigd;
- Schadevergoeding te eisen voor schade veroorzaakt door schending van onze verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming.
